Was macht ein IT-Projektmanager?

Ein IT-Projektmanager plant, steuert und überwacht IT-Projekte. Sein Ziel ist, dass IT-Projekte termingerecht, im Budgetrahmen und in der gewünschten Qualität umgesetzt werden. Zu seinen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten gehören:

• Ressourcenplanung: Damit Projektziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens und innerhalb des Budgets erreicht werden. Typische Ressourcen sind z.B. finanzielle Mittel, Personen, Zeit und Material.
• Bindeglied-Funktion: Der IT-Projektmanager sorgt für eine reibungslose Kommunikation unter allen Projektbeteiligten.
• Anforderungsmanagement: Die Anforderungen an das Projekt, welche von den Stakeholdern definiert werden, müssen richtig verstanden und an die technischen Experten*innen weitergegeben werden. Ziel ist hierbei, dass die Erwartung und das Ergebnis des Projekts (Soll/Ist) möglichst identisch sind.
• Risikomanagement: Mögliche Projektrisiken sollten vom IT-Projektmanager erkannt und in Hinblick auf den Zeit- und Budgetrahmen berücksichtigt werden.

Was diesen Job herausfordernd macht, sorgt im Umkehrschluss aber auch dafür, dass er einer der abwechslungsreichsten in diesem thematischen Umfeld ist. Sowohl Berufseinsteiger- und Quereinsteiger*innen als auch “alte Hasen des Business” werden sich in diesem Beruf laufend weiterentwickeln müssen. Durch die Kombination aus einer Vielzahl von Aufgabenbereichen und unterschiedlichen persönlichen Qualifikationen ist für das Ausbleiben von Langeweile garantiert. Denn als IT-Projektmanager*in ist man Fachkraft, Führungskraft, Organisations- und Kommunikationstalent zugleich.

Welche Projekte managt ein IT-Projektmanager? 

• Softwareentwicklungsprojekte
  Dabei geht es um die Erstellung oder Anpassung einer Software gemäß den Anforderungen von Stakeholdern (z.B. Kunden, Endnutzern, Fachabteilungen, Geschäftsführung).
• Integrations- und Implementierungsprojekte für Geschäftslösungen
  Solche Projekte betreffen die Einführung und Anpassung komplexer Software (ERP, CRM, SCM, etc.), um Geschäftsprozesse zu optimieren. Ziel solcher Projekte ist, eine effiziente Nutzung der Softwarelösungen zur Unterstützung der Geschäftsziele sicherzustellen.
• Informationssystemprojekte
  Informationssystemprojekte betreffen meist Projekte zu Content Management Systemen (CMS) und Knowledge- oder Dokumentensystemen. Sie umfassen Planung, Einführung und Anpassung von Softwarelösungen. Ziel ist, im Rahmen des Projekts den Zugriff auf relevante Informationen zu erleichtern.
• IT-Infrastrukturprojekte
  Hierzu gehören Projekte im Rahmen von Storage-, Netzwerk- oder Compute-Lösungen. Diese betreffen den Aufbau, die Erweiterung oder Modernisierung der technischen Basis eines Unternehmens. Damit sorgt man für leistungsfähige, sichere und skalierbare IT-Umgebungen.
• Strategische IT-Projekte
  Strategische IT-Projekte wie Enterprise Architecture Management, Outsourcing oder Carve-Outs zielen auf tiefgreifende Veränderungen in der IT-Landschaft und Ausrichtung eines Unternehmens ab.

Aufgaben eines IT-Projektmanagers 

IT-Projektmanagement setzt sich aus mehreren Teilbereichen zusammen, die jeweils spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten abdecken. Typischerweise gehören dazu: 

1. Projektplanung und –steuerung (inkl. Zeit-, Umfang- und Kostenmanagement)
   Dabei werden die Ziele, Meilensteine, Zeitpläne, Ressourcen und Budgets eines IT-Projekts definiert und überwacht. Durch regelmäßiges Controlling wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet.
2. Anforderungsmanagement (Requirements Engineering)
   Mit Anforderungsmanagement stellt der IT-Projektmanager sicher, dass alle funktionalen und nicht funktionalen Erfordernisse an das IT-System vollständig, verständlich und umsetzbar dokumentiert werden. Mögliche Änderungen an den Anforderungen werden im laufenden Prozess strukturiert nachverfolgt.
3. Risikomanagement
   Im Risikomanagement werden mögliche Gefahren für das Projekt identifiziert, analysiert und bewertet. Für jedes Risiko werden Maßnahmen zur Vermeidung oder Minderung geplant. Ziel ist, Projekterfolge abzusichern und unvorhergesehene Ereignisse bereits während des Projektfortschritts zu minimieren.
4. Qualitätsmanagement
   Das Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die im Projekt erarbeiteten IT-Lösungen den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen. Hierbei kommen Methoden wie Code-Reviews, Testverfahren oder Prozessaudits zum Einsatz.
5. Konfigurations- und Änderungsmanagement
   Dabei wird sichergestellt, dass alle wichtigen Daten, Programme und Einstellungen im Projekt gut organisiert und aktuell bleiben. Wenn etwas verändert wird, wird genau festgehalten, was geändert wurde, warum und von wem. So bleibt das IT-System übersichtlich und Fehler werden vermieden.
6. Kommunikationsmanagement
   Konsequentes Kommunikationsmanagement garantiert, dass alle Projektbeteiligten rechtzeitig und angemessen über relevante Informationen in Kenntnis gesetzt werden. Regelmäßige Status-Updates und transparente Informationskanäle helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern.
7. Beschaffungsmanagement (Procurement Management)
   Im Zuge von IT-Projekten wird häufig auf externe Ressourcen zurückgegriffen, wie Dienstleistungen oder Produkte (Cloud-Dienste oder Spezialsoftware). Das Beschaffungsmanagement steuert deren Auswahl, Vertragsgestaltung und Überwachung.
8. Stakeholder- und Erwartungsmanagement
   Alle Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben, müssen im Rahmen des Stakeholdermanagements identifiziert und aktiv betreut werden. Ihre Erwartungen werden erfasst, analysiert und in Einklang mit den Projektzielen gebracht. Ein gutes Stakeholder-Management erhöht die Akzeptanz des Projektergebnisses.
9. Integrationsmanagement
   Im Integrationsmanagement werden alle Prozesse, Aktivitäten und Ergebnisse eines Projekts miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt. Gerade in IT-Projekten mit mehreren Subsystemen ist eine koordinierte Gesamtintegration entscheidend für den Erfolg.
10. IT-spezifisches Service-Management
    Am Ende eines IT-Projekts muss das Ergebnis (Solution) in den laufenden Betrieb überführt werden. Dabei werden Service-Management-Disziplinen wie Incident Management, Change-Management oder Service Desk vorbereitet. Ziel ist ein reibungsloser Übergang in die Betriebsorganisation.

Viele dieser Skills erlangt man nicht durch theoretisches Lernen, sondern erwirbt sie mit zunehmender Berufserfahrung. Im Besonderen sind es der professionelle Umgang mit schwierigen und stressigen Situationen sowie die kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten, die meist nicht erlernt werden können, sondern in der eigenen Persönlichkeit verankert sein müssen.

Frameworks, mit denen ein IT-Projektmanager arbeitet 

Je nach Größe des Unternehmens sowie Umfang und Art des Projekts kommen unterschiedliche Frameworks (Rahmenwerke, Grundstrukturen) und Vorgehensmodelle im IT-Projektmanagement zum Einsatz. Es macht Sinn, so viele wie möglich davon kennenzulernen. Das mag herausfordernd klingen, wird aber durch eine Vielzahl von Überschneidungen zwischen den Modellen entschärft. Wer einmal verstanden hat, wie Projektmanagement im Kern funktioniert und wann welche Hilfsmittel zum Einsatz kommen, wird sich in neuen Frameworks schnell zurechtfinden.

Das Wasserfall-Modell 

Beim Wasserfall-Framework werden die einzelnen Projektphasen (z. B. Planung, Umsetzung, Test) nacheinander (linear) abgearbeitet. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Änderungen während des Projekts sind nur schwer und mit erhöhtem Aufwand möglich.

Das Spiralmodell

Das Spiralmodell basiert auf wiederholten (iterativen) Zyklen (Spiralen), in denen jeweils Planung, Risikoanalyse, Entwicklung und Test durchlaufen werden. Jede Iteration baut auf den Ergebnissen der vorherigen auf, wodurch das System schrittweise weiterentwickelt wird. Es kombiniert Elemente klassischer und agiler Modelle indem es wiederholte Planungs-, Entwurfs-, Implementierungs- und Testschritte erlaubt. Dadurch werden Projekte flexibler und risikobewusster gesteuert als beim Wasserfall-Modell. 

Kanban 

Kanban ist im Gegensatz zum Wasserfall-Modell dynamisch und flexibel. Die Projekt-Tasks werden dabei visuell auf einem Kanban-Board (z. B. „To Do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert. Der Fokus liegt auf einem gleichmäßigen Arbeitsfluss und einer Minimierung parallellaufender Aufgaben. Änderungen und Anpassungen sind jederzeit möglich und erwünscht. 

Scrum

Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements, wobei in festen Zeitabschnitten (Sprints) kleine, funktionsfähige Teilergebnisse entwickelt werden. Es gibt feste Regeln, definierte Rollen (Product Owner, Scrum Master, Team), regelmäßige Events (Sprint, Daily Scrum) sowie diverse Werkzeuge – genannt Artefakte -, die vorrangig für Transparenz im Team sorgen sollen (Product Backlog, Sprint Backlog). Ein Scrum-Team arbeitet selbstorganisiert und trifft sich regelmäßig in kurzen Meetings (z. B. Daily Scrum). Das vorrangige Ziel ist, früh und kontinuierlich funktionierende Ergebnisse zu liefern und sich dabei kontinuierlich zu verbessern. 

PRINCE2 

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist ein prozessorientiertes Projektmanagement-Franework, das klar strukturierte Phasen, Rollen und Verantwortlichkeiten vorgibt. Der Fokus von PRINCE2 liegt auf Kontrolle, Planung und regelmäßiger Überprüfung des Projekts. Dieses Modell ist sehr dokumentations- und managementlastig und eignet sich besonders für größere und komplexe Projekte.

Lean Six Sigma 

Lean Six Sigma ist ein Projektmanagement-Modell zur Optimierung von Prozessen und Qualität, die auf Effizienz (Lean) und Fehlerreduktion (Six Sigma) fokussiert. Sie verwendet zwei Vorgehensmodelle: DMAIC für die Verbesserung bestehender Prozesse und DMADV für die Entwicklung neuer, fehlerfreier Prozesse. Vorrangiges Ziel ist es, dauerhaft bessere Ergebnisse bei geringeren Kosten zu erzielen.

SAFe 

SAFe (Scaled Agile Framework) gehört ebenfalls zu den agilen Frameworks und ist besonders zur Umsetzung von mehrstufigen Projekten in großen Unternehmen mit vielen Teams geeignet. Es kombiniert Prinzipien aus Scrum, Kanban und Lean, um skalierbare, koordinierte Produktentwicklung zu ermöglichen. SAFe definiert klare Rollen, Ebenen (Team, Programm, Portfolio) und synchronisierte Planungszyklen. 

PMBOK 

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ist ein sehr umfassendes Framework, das Best Practices, Standards und Richtlinien für das Projektmanagement bietet. Es deckt verschiedene Wissensgebiete ab, wie Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Risikomanagement. PMBOK zeichnet sich durch eine sehr hohe Flexibilität aus und wird für Projekte aller Art und Größe angewandt.

Methoden aus dem IT-Management, die das IT-Projektmanagement gezielt unterstützen 

Es gibt weitere Werkzeuge, die einem IT-Projektmanager bekannt sein sollten, obwohl sie keine Projektmanagement-Frameworks sind. Dabei handelt es sich um Hilfsmittel und Maßnahmenpakete, nach deren Vorgaben IT-Projekte noch strukturierter und effizienter durchführbar werden oder zur Erreichung bestimmter Projektziele hilfreich sein können. Unter anderem gehören dazu: 

• DevOps 

• ITIL 

• TOGAF 

• COBIT 

Während die drei letztgenannten eher dem übergeordneten Bereich IT-Management zuzuschreiben sind, ist DevOps mit IT-Projektmanagement stärker verzahnt. Es handelt sich dabei um einen ergänzenden Ansatz zur agilen und technischen Umsetzung und somit nicht um eine Projektmanagement-Modell an sich. DevOps vereint Entwicklung (Development) und Betrieb (Operations) miteinander, um Software schneller, zuverlässiger und kontinuierlich bereitzustellen. Er fördert Automatisierung, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserungsprozesse. DevOps ist also weniger ein Framework als eine Kultur und Praxis zur Effizienzsteigerung im IT-Projektumfeld.

Ausbildungen und Zertifizierungen für IT-Projektmanager 

Sowohl für das allgemeine Projektmanagement als auch das spezialisierte IT-Projektmanagement existiert eine Vielzahl an Einstiegs- und Aufbauseminaren inkl. der Möglichkeit, sich auf höchstem Niveau zertifizieren zu lassen. Berufs- und Quereinsteigern kann der thematische Zugang zur Materie durch den Besuch eines kostengünstigen Basisseminars deutlich erleichtert werden. Das bietet Anfängern zugleich die Möglichkeit, für wenig Geld eine Einschätzung darüber zu bekommen, ob man hinsichtlich der eigenen Fähigkeiten und Soft Skills den Herausforderungen des Projektmanagements gewachsen ist. 

Fortgeschrittene Projektmanager erhalten mit einem reichhaltigen Angebot an Fort- und Weiterbildungen die Chance, jederzeit ein weiteres Projektmanagement-Framework kennenzulernen und sich darin zum Experten zertifizieren zu lassen. Darüber hinaus gibt es speziell für den IT-Bereich zugeschnittene Weiterbildungsangebote.

Zu den beliebtesten Projektmanagement-Zertifizierungen zählen: 

PMP 

PMP ist eine weltweit anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) in den USA. Sie basiert auf dem PMBOK Guide, der bewährte Prozesse und Methoden im Projektmanagement beschreibt. Der Fokus liegt auf Planung, Steuerung und erfolgreichem Abschluss komplexer Projekte. PMP integriert klassische, agile und hybride Ansätze. 

IPMA 

IPMA (International Project Management Association) ist ein internationaler Verband für Projektmanagement mit europäischen Wurzeln. Im Gegensatz zu PMP bewertet IPMA mit einem stufenbasierten Projektmanagement-Zertifizierungssystem (Level D bis A) nicht nur Wissen, sondern auch praktische Kompetenzen und Verhalten. Es werden technische, kontextuelle und soziale Kompetenzen betrachtet. Die Zertifizierung richtet sich an Projektmanager*innen aller Erfahrungsstufen – vom Einsteiger bis zum Top-Manager. 

PRINCE2 

Das aus Großbritannien stammende PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist ein prozessorientiertes Projektmanagement-Modell mit einem klar strukturierten Zertifizierungsweg. Die PRINCE2 Foundation prüft grundlegendes Wissen über Prinzipien, Prozesse und Rollen wobei keine Vorkenntnisse nötig sind. Die PRINCE2 Practitioner-Zertifizierung richtet sich wiederum an erfahrene Projektleiter*innen und prüft die Anwendung im praktischen Projektkontext.

Professional Scrum Master (PSM 1/PSM 2) 

Die Professional Scrum Master (PSM)-Zertifizierung wird von Scrum.org vergeben und überprüft das Wissen und das Verständnis von Scrum. PSM I prüft die Grundlagen von Scrum, Rollen, Events und Regeln. PSM II hingegen richtet sich an erfahrene Scrum Master und bewertet tiefere Kenntnisse und Anwendung in komplexeren Situationen.

Professional Scrum Product Owner (PSPO) 

Die Professional Scrum Product Owner (PSPO)-Zertifizierung von Scrum.org richtet sich an Personen in der Product-Owner-Rolle. PSPO I prüft das Verständnis von Scrum, Product Ownership, Wertmaximierung und Product Backlog-Management. PSPO II vertieft dieses Wissen und fokussiert auf komplexe Produktverantwortung und Stakeholder-Management. 

SAFe 

Eine Zertifizierung im Rahmen des SAFe Frameworks ist mit SAFe Agilist (SA) und SAFe Scrum Master (SSM) sowie SAFe Product Owner/Product Manager (POPM) möglich. Ersteres prüft Grundwissen zu Lean, Agile, Scrum und Skalierung. SSM und POPM vertiefen rollenbasierte Kompetenzen.

Wieviel verdient ein IT-Projektmanager? 

Ein guter IT-Projektmanager muss auf vielen Gebieten kompetent sein. In Kombination mit der großen Verantwortung, die diese Tätigkeit mit sich bringt, führt das zu relativ hohen Einstiegsgehältern mit überdurchschnittlich gutem Entwicklungspotenzial. Das Durchschnitts-Bruttojahresgehalt eines angestellten IT-Projektmanagers liegt bei rund 60.000 € in Österreich, wobei sich die Gehaltsspanne besonders nach oben hin markant ausdehnen kann. Zertifizierte und gut ausgebildete Senior-Projektmanager*innen können in der IT-Branche auch über 100.000 € pro Jahr verdienen. Das setzt allerdings entsprechende Erfahrung im Umgang mit komplexen Projekten voraus. Wer es schafft, die Projektleitung für ein sehr großes und mehrjähriges Projekt übertragen zu bekommen, wird sich in Sachen Gehalt deutlich oberhalb der Durchschnittswerte befinden. Auf diesem Level ist das Verdienst vorrangig vom Projekt selbst (Umfang, Dauer, Projektbudget) und der Unternehmensgröße sowie der Branche abhängig.