Confluence ist eine webbasierte Kollaborations- und Wissensmanagement-Software des Herstellers Atlassian. Sie wird eingesetzt, um Informationen zentral zu erstellen, zu strukturieren und gemeinsam weiterzuentwickeln. Häufig wird Confluence als Unternehmens-Wiki bezeichnet, tatsächlich geht der Funktionsumfang jedoch deutlich über klassische Wiki-Systeme hinaus.
Im Zentrum von Confluence steht der nachhaltige Umgang mit Wissen. Inhalte werden nicht nur abgelegt, sondern in einen klaren Kontext gebracht und langfristig pflegbar gemacht. Teams erhalten damit eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Dokumentation, Abstimmung und Wissensaustausch.
In vielen Organisationen ist Wissen auf unterschiedliche Systeme verteilt: E-Mails, Dateifreigaben, Chat-Tools oder persönliche Notizen. Diese Fragmentierung erschwert den Zugriff auf Informationen und führt dazu, dass Wissen verloren geht oder mehrfach neu erstellt wird.
Confluence adressiert dieses Problem, indem es einen zentralen Ort für teamübergreifendes Wissen bereitstellt. Inhalte können gemeinsam bearbeitet, kommentiert und versioniert werden. Änderungen bleiben nachvollziehbar, Zuständigkeiten transparent. Dadurch wird Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.
Zu den zentralen Funktionen von Confluence zählen:
Screenshot eines Confluence Demo-Projekts © Atlassian
In der IT und Software-Entwicklung wird Confluence vor allem als zentrale Plattform für technische Dokumentation und Wissensaustausch eingesetzt. Teams dokumentieren dort Systemarchitekturen, Schnittstellen, Coding-Guidelines oder Betriebsprozesse nachvollziehbar und versionssicher. Durch die enge Verzahnung mit Entwicklungs- und Projektmanagement-Tools lassen sich Anforderungen, technische Entscheidungen und Umsetzungsstände direkt mit der laufenden Entwicklungsarbeit verknüpfen. Dadurch entsteht eine konsistente Wissensbasis, die sowohl für die tägliche Zusammenarbeit als auch für Wartung, Übergaben und Onboarding neuer Entwickler*innen relevant ist.
Gleichzeitig dient Confluence häufig als gemeinsamer Arbeitsraum zwischen Software-Lieferant und Auftraggeber: Fachliche Anforderungen, technische Entscheidungen, Spezifikationen und Änderungsverläufe werden transparent festgehalten und für beide Seiten zugänglich gemacht. Dadurch entsteht eine verbindliche Dokumentations- und Kommunikationsgrundlage, die Missverständnisse reduziert, Abstimmungsprozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg unterstützt.
Zu den zentralen Vorteilen von Confluence zählen die strukturierte Ablage von Wissen, gute Suchfunktionen und die Unterstützung gemeinsamer Bearbeitung. Teams profitieren von Transparenz und einer klaren Dokumentationsbasis, die auch bei Personalwechseln erhalten bleibt.
Gleichzeitig erfordert Confluence organisatorische Klarheit. Ohne definierte Strukturen, Namenskonventionen und Verantwortlichkeiten kann die Wissensbasis unübersichtlich werden. Zudem entstehen Lizenzkosten, die insbesondere bei größeren Nutzerzahlen berücksichtigt werden müssen. Confluence entfaltet seinen Nutzen daher vor allem dann, wenn es aktiv gepflegt und gesteuert wird.
Confluence Cloud wird pro Nutzer*in und Monat lizenziert. Die Kosten liegen – je nach Tarif – im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro User:
Die Preise gelten bei monatlicher Abrechnung und steigen linear mit der Anzahl der Nutzer*innen. In den höheren Tarifen sind zusätzliche Funktionen enthalten, etwa erweiterte Administrationsmöglichkeiten, Automatisierungen und höhere Verfügbarkeitszusagen.
Für Confluence Data Center gibt es keine monatlichen Kosten pro User im Cloud-Sinn. Stattdessen werden jährliche Lizenzpakete für definierte Nutzerzahlen angeboten (z. B. 500, 1.000, 2.000 User). Umgerechnet liegen die Kosten hier deutlich höher und zuzüglich Infrastruktur-, Betriebs- und Wartungskosten.
Kurz gesagt:
Eine besondere Stärke von Confluence ist die Integration in bestehende Tool-Landschaften. Besonders eng ist die Verzahnung mit Jira, wodurch sich Inhalte aus dem Projekt- und Aufgabenmanagement direkt in Wissensseiten einbinden lassen.
Darüber hinaus lässt sich Confluence mit weiteren Collaboration- und Kommunikationstools verbinden, etwa mit Microsoft Teams oder Slack. Diese Integrationen unterstützen durchgängige Arbeitsprozesse und reduzieren Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen.
Zu den klassischen Alternativen zu Confluence zählen Wissens- und Kollaborationsplattformen wie Notion, SharePoint, MediaWiki oder Google Workspace. Diese Lösungen verfolgen – ähnlich wie Confluence – das Ziel, Informationen zentral zu strukturieren und teamübergreifend verfügbar zu machen, unterscheiden sich jedoch in Funktionsumfang, Bedienkonzept und Integrationsmöglichkeiten.
Im Microsoft-Ökosystem wird diese Rolle nicht von einem einzelnen Produkt übernommen, sondern durch die Kombination aus SharePoint und Azure DevOps Wiki. Während SharePoint als organisationsweite Wissensplattform dient, ermöglicht das Azure DevOps Wiki eine entwicklungsnahe Dokumentation direkt innerhalb der DevTools. Diese enge Anbindung an Entwicklungsprozesse macht die Lösung insbesondere für Teams interessant, die ihre technische Dokumentation eng mit Code, Work Items und Projektarbeit verzahnen möchten.
Welche Plattform geeignet ist, hängt letztlich von den organisatorischen Anforderungen ab. Confluence ist vor allem dort sinnvoll, wo eine zentrale, einheitliche Wissensbasis über Teams und Projekte hinweg aufgebaut und langfristig gepflegt werden soll.
Confluence ist eine Software von Atlassian, mit der Teams Wissen zentral dokumentieren, strukturieren und gemeinsam nutzen können.
Confluence wird vor allem für Wissensmanagement, Projektdokumentation, technische Dokumentation, Onboarding und interne Richtlinien verwendet.
Confluence wird häufig als Wiki bezeichnet, bietet jedoch zusätzliche Funktionen für Zusammenarbeit, Versionierung und Strukturierung, die über klassische Wikis hinausgehen.
Confluence ist grundsätzlich lizenzpflichtig. Für kleine Teams stehen Einstiegsmodelle zur Verfügung, aber der volle Funktionsumfang ist kostenpflichtig.
Confluence eignet sich besonders für IT-Teams, Projektteams und Organisationen, die Wissen teamübergreifend und langfristig pflegen möchten.
ETC bietet dafür genau das richtige Trainingsprogramm, z.B. mit dem Kurs Confluence – für Administratoren oder Implementieren und Verwalten von SharePoint Online und OneDrive.
Ob Confluence besser als SharePoint ist, hängt stark vom Einsatzzweck ab. Confluence ist auf strukturiertes Wissensmanagement und teamübergreifende Dokumentation ausgerichtet und eignet sich besonders für IT-, Projekt- und Produktteams. SharePoint hingegen ist stärker als zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Intranet und Microsoft-365-Integration positioniert. Für Organisationen mit Fokus auf Wissensdokumentation und transparenter Zusammenarbeit bietet Confluence oft Vorteile, während SharePoint dort sinnvoll ist, wo Dateiablage, Prozesse und das Microsoft-Ökosystem im Vordergrund stehen.
Nein, Confluence ist kein CRM-Tool. Confluence dient dem Wissensmanagement und der Zusammenarbeit innerhalb von Teams, nicht der Verwaltung von Kundenbeziehungen, Vertriebsprozessen oder Leads. Zwar können in Confluence kundenbezogene Informationen dokumentiert werden, etwa Projekthistorien oder Abstimmungen, die eigentlichen Funktionen eines CRM-Systems wie Kontaktverwaltung, Pipeline-Tracking oder Verkaufsberichte bietet Confluence jedoch nicht.
Confluence ist kein Scrum-Tool im engeren Sinn. Es unterstützt Scrum-Teams jedoch bei der Dokumentation und Wissensarbeit, etwa für Sprint-Ziele, Retrospektiven, Definitionen von „Done“ oder Entscheidungsgrundlagen. Die eigentliche Planung und Steuerung von Scrum-Prozessen – wie Backlogs, Sprints oder Tickets – erfolgt typischerweise in dafür vorgesehenen Tools wie Jira. Confluence ergänzt Scrum-Tools, ersetzt sie aber nicht.
