Was macht ein Microsoft 365 Administrator?
Ein Microsoft 365 Administrator sorgt für einen sicheren und reibungslosen Betrieb der Microsoft 365 Cloudinfrastruktur eines Unternehmens. Zu den Hauptaufgaben gehören Nutzerverwaltung, Systemkonfiguration und Einhaltung zutreffender Sicherheitsrichtlinien, um bei der Anwendung von Microsoft 365 Tools Produktivität und Zusammenarbeit zu fördern und Compliance Vorgaben zu entsprechen.
Aufgaben
Welche zentralen Aufgaben gehören zum Alltag eines Microsoft 365 Admins?
Die Aufgaben eines Microsoft 365 Admins gehen weit über das Verwalten klassischer Office-Anwendungen hinaus. Zwar umfasst Microsoft Office 365 Tools wie Outlook, Teams oder SharePoint, doch Microsoft 365 inkludiert darüber hinaus Sicherheits-, Identitäts- und Gerätemanagement – etwa durch Azure Entra ID und Microsoft Intune.
M365-Admins stellen sicher, dass alle Workloads und Cloud-Dienste im Microsoft-Tenant (Microsoft Hauptkonto eines Unternehmens) reibungslos funktionieren. Somit sind sie ein integraler Dreh- und Angelpunkt für die digitale Infrastruktur von auf Microsoft 365-Basis agierender Unternehmen.
Der Aufgabenpool eines 365-Admins beinhaltet:
- Benutzer- und Lizenzmanagement
Verwaltung von Benutzerkonten (Azure AD/Entra), Lizenzvergabe, Rollensteuerung, Verwaltung sowie Einhaltung von Passwort- und MFA-Richtlinien - Verwaltung spezifischer Services (Workloads)
technische Betreuung von Exchange Online (Mail-Architektur, Richtlinien), SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive undexterner Freigaben - Sicherheits- und Compliance-Steuerung
Einrichtung von Sicherheitsrichtlinien, DLP (Data Loss Protection), Microsoft Defender, MFA (Multi Factor Authentication); Umsetzung von Datenschutzvorgaben (DSGVO, Compliance Tools) - Geräte- & Endpunktmanagement
Verwaltung von Endgeräten (mobil und Workstations) mit Intune/Endpoint Manager (Registrierung, Richtlinien, App-Verteilung) - Monitoring, Reporting & Optimierung
Überwachung von Service Health, Performance, Systemsicherheit sowie Auswertung von Nutzungs- und Sicherheitsdaten zur kontinuierlichen Verbesserung - Migrationen & Change-Management
Planung und Umsetzung von Migrationen, Konfiguration neuer Workloads, enge Abstimmung mit Fachabteilungen und Projektteams
Rollen im Microsoft 365 Admin Center
- Globaler Admin: Höchste Rechte, z. B. für erweiterte Rollenzuweisung, Domainverwaltung und Sicherheitseinstellungen. Microsoft empfiehlt maximal 2–4 pro Organisation/Tenant.
- Helpdesk-/Kennwort-Admin: Für Passwortzurücksetzungen und Basissupport ohne kritischen Systemzugriff
- Exchange-, SharePoint-, Teams-, Lizenz- oder Billing-Admins: Verantwortlich für spezifische Services und deren Konfiguration
- AI-Administrator (zukünftig): Steuerung von KI-Funktionen und Auswertungen im Tenant
Microsoft 365
Wie wird man Microsoft 365 Administrator?
Der typische Einstieg erfolgt über eine IT-Ausbildung (HTL, Lehre, FH) oder ein IT-Studium. Ergänzt wird dies durch:
- Zertifizierungen wie MS-102: Microsoft 365 Administrator
- weitere Microsoft-Trainings für spezialisierte Rollen (Endpoint, Messaging, Identity)
- Fortbildungen zu PowerShell, Entra ID, Intune, Defender, Compliance-Tools
Wie sieht der typische Arbeitsalltag eines Microsoft 365 Admins aus?
Der Arbeitsalltag von M365-Administrator*innen ist vielseitig: Sie bearbeiten Supporttickets, führen Konfigurationsanpassungen durch und stimmen sich mit anderen IT-Rollen und Fachabteilungen ab. Dabei wechseln sich planbare Aufgaben, wie beispielsweise Lizenzzuweisungen oder Richtlinienanpassungen, mit spontanen Herausforderungen, etwa bei Systemausfällen oder neuen Feature-Rollouts, ab.
Neben technischem Know-how sind insbesondere Kommunikationsstärke, analytisches Denken und strukturiertes Arbeiten gefragt. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und mobiles Arbeiten sind in vielen Organisationen bei diesem Berufsbild Standard, da die Tätigkeiten vorrangig Bildschirmarbeit sind.
Passende Ausbildungen
Warum ist die Rolle des Microsoft 365 Admins für Unternehmen so wichtig?
Microsoft 365 ist das EDV-Rückgrat vieler moderner Unternehmen. Ohne eine funktionierende Nutzerverwaltung, eine überwachte Sicherheitskonfiguration oder zeitgemäßen Richtlinien für Geräte wären viele unternehmerische Standard-Prozesse gefährdet. Administrator*innen sorgen für einen reibungslosen Betrieb, hohe Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit – und nicht zuletzt für Vertrauen in die digitale Infrastruktur.