Was ist Microsoft Office?

Microsoft Office bezeichnet eine Familie von Büroanwendungen von Microsoft, die für Aufgaben wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, E-Mail und Organisation eingesetzt werden. Besonders bekannt sind Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Die Programme sind in Unternehmen, Bildungseinrichtungen und im privaten Umfeld weit verbreitet.

Die Bezeichnung „Microsoft Office“ ist allerdings nicht mehr ganz so eindeutig wie früher. Microsoft bündelt viele Anwendungen und Cloud-Dienste inzwischen unter Microsoft 365. Gleichzeitig gibt es mit Office 2024 weiterhin eine klassische Kaufversion. Wer von Microsoft Office spricht, kann daher je nach Zusammenhang die bekannten Office-Programme, eine Kaufversion oder Anwendungen innerhalb von Microsoft 365 meinen.

Was ist Microsoft Office und welche Programme gehören dazu?

Microsoft Office entstand als Softwarepaket für typische Büroaufgaben. Die einzelnen Anwendungen haben unterschiedliche Schwerpunkte, sind aber darauf ausgelegt, zentrale Aufgaben der Büro- und Wissensarbeit abzudecken. Welche Programme tatsächlich enthalten sind, hängt vom jeweiligen Produkt beziehungsweise der Lizenz ab.

Zu den wichtigsten Office-Anwendungen gehören:

• Microsoft Word ist die Textverarbeitung der Office-Familie. Damit lassen sich beispielsweise Briefe, Berichte, Dokumentationen und andere Geschäftsdokumente erstellen und formatieren.
• Microsoft Excel ist eine Tabellenkalkulation. Anwender*innen können Daten erfassen, Berechnungen durchführen, Informationen analysieren sowie Tabellen und Diagramme erstellen.
• Microsoft PowerPoint dient zur Erstellung von Präsentationen. Texte, Bilder, Diagramme und weitere Inhalte können dafür auf Folien strukturiert und präsentiert werden.
• Microsoft Outlook kombiniert insbesondere E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben und unterstützt damit Kommunikation und persönliche Organisation.
• Microsoft OneNote ist eine digitale Notizanwendung, mit der sich Informationen und Notizen strukturiert erfassen und organisieren lassen.

Nicht jedes Office-Produkt enthält automatisch alle diese Anwendungen. So umfasst Office Home 2024 beispielsweise Word, Excel, PowerPoint und OneNote, während Office Home & Business 2024 zusätzlich Outlook enthält. Bei Microsoft 365 hängt der verfügbare Funktionsumfang ebenfalls vom gewählten Plan ab.

Wie tief die einzelnen Programme genutzt werden, hängt stark von der jeweiligen Tätigkeit ab. Für manche Anwender*innen reichen grundlegende Word- und Outlook-Kenntnisse aus. Andere benötigen komplexere Excel-Funktionen oder erstellen regelmässig umfangreiche Präsentationen. „Microsoft Office Kenntnisse“ beschreiben deshalb kein einheitliches Kompetenzniveau. Aussagekräftiger ist, welche Anwendungen und Funktionen eine Person tatsächlich beherrscht.

Office-Anwendungen sind zudem nicht ausschliesslich als lokal installierte Desktopprogramme verfügbar. Microsoft bietet mit Microsoft 365 für das Web kostenlose Versionen von Word, Excel, PowerPoint und weiteren Anwendungen an, die über einen Webbrowser und ein Microsoft-Konto genutzt werden können. Damit lassen sich Office-Dateien auch ohne lokal installierte Vollversion bearbeiten.

Bei Microsoft 365 kommen je nach Plan Cloud-Dienste hinzu. Dateien können beispielsweise über OneDrive gespeichert und für die Zusammenarbeit bereitgestellt werden. Das Zusammenspiel aus Desktopanwendungen, Webanwendungen und Cloud-Diensten ist daher ein wichtiger Unterschied zum traditionellen Verständnis von Office als rein lokal installiertem Softwarepaket.

Microsoft Office und Microsoft 365: die Unterschiede

Die Begriffe Microsoft Office und Microsoft 365 werden häufig synonym verwendet, bezeichnen aber nicht dasselbe. Microsoft 365 ist ein Abonnementangebot, das Office-Anwendungen mit weiteren Diensten und Funktionen verbindet. Microsoft beschreibt Microsoft 365 als cloudgestützte Produktivitätsplattform, die Office-Anwendungen mit Onlinediensten, Sicherheitsfunktionen und weiteren Werkzeugen kombiniert.

Ein wesentlicher Unterschied liegt im Lizenz- und Aktualisierungsmodell. Bei einem Microsoft-365-Abonnement erhalten Nutzer*innen entsprechend ihrem Plan die aktuellen Versionen der enthaltenen Anwendungen. Neue Funktionen sowie Sicherheits- und Fehlerbehebungsupdates werden laufend bereitgestellt. Viele Microsoft-365-Angebote umfassen ausserdem Cloudspeicher und ermöglichen die Nutzung der Anwendungen auf mehreren Geräten.

Eine klassische Office-Kaufversion funktioniert anders. Für Office 2024 wird einmalig bezahlt. Die enthaltenen Anwendungen können auf einem PC oder Mac genutzt werden. Sicherheitsupdates sind vorgesehen, neue Funktionen und das Upgrade auf eine zukünftige Hauptversion sind jedoch nicht Teil dieses Kaufmodells.

Welche Office-Variante eignet sich für welchen Bedarf?

Ob eine Office-Kaufversion oder Microsoft 365 besser geeignet ist, hängt vom jeweiligen Nutzungsszenario ab. Wer Word, Excel und PowerPoint auf einem einzelnen Computer verwenden möchte und bewusst ein Einmalkaufmodell bevorzugt, kann mit Office 2024 die benötigten klassischen Desktopanwendungen erhalten. Ob Outlook erforderlich ist, muss bei der Auswahl der Edition berücksichtigt werden.

Microsoft 365 kommt insbesondere dann infrage, wenn laufend aktualisierte Anwendungen, Cloud-Dienste oder die Nutzung auf mehreren Geräten benötigt werden. Für Unternehmen sind darüber hinaus Funktionen für Zusammenarbeit, Sicherheit und Administration relevant. Da sich die Microsoft-365-Pläne hinsichtlich ihrer enthaltenen Leistungen unterscheiden, sollte die Auswahl anhand konkreter Anforderungen erfolgen.