Was macht eigentlich ein IT-Projektmanager?

Der spannende Beruf des IT-Projektmanagers wird immer beliebter – nicht nur bei jenen, die ihn ausüben wollen, sondern auch bei Unternehmen, die für erfahrene Professionisten auf diesem Gebiet gutes Geld bezahlen.

Aber was genau tut man eigentlich im IT-Projektmanagement? Welche Herausforderungen stellen sich? Welche Qualifikationen nehmen gute IT-Projektmanager*innen mit und wie hoch ist ihr Verdienst?

Im Folgenden wollen wir diesen Fragen auf den Grund gehen.

IT-Projektmanager – eine Definition

Ein IT-Projektmanager sorgt dafür, dass IT-Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Wie es der Name schon vermuten lässt, ist IT-Projektmanagement eine Form des Projektmanagements.

Doch was genau steckt hinter dieser Rolle?

Ein IT-Projektmanager ist verantwortlich für

die Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung von IT-Projekten,

die Koordination der Projekt-Teams (innerhalb und untereinander),

die Planung von Ressourcen (wie Personen, Budget, Material).

Dabei sorgt der IT-Projektmanager dafür, dass

die Projektziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens und innerhalb des Budgets erreicht werden (Projekt- und Ressourcenplanung),

die Kommunikation unter den Projektbeteiligten effizient und zielgerichtet abläuft (Bindeglied-Funktion),

die Anforderungen, welche von den Stakeholdern definiert werden, richtig verstanden und so an die technischen Experten*innen, die für die Umsetzung sorgen, kommuniziert werden, dass die Erwartung und das Ergebnis des Projekts (Soll/Ist) möglichst identisch sind (Anforderungsmanagement),

mögliche Risiken erkannt und in Hinblick auf den Zeit- und Budgetrahmen berücksichtigt werden (Risikomanagement).

Herausforderungen im IT-Projektmanagement: Wer gerne organisiert und kommuniziert, wird es lieben

Projekte im professionellen Umfeld sind meist hochkomplex – mit einer Vielzahl an daran beteiligten Personen, unterschiedlichen Anforderungen und Zielsetzungen sowie einer oft nur schwer überschaubaren Menge an Informationen. Im Bereich IT kommt on top der besonders herausfordernde fachliche Bezug hinzu.

Als IT-Projektmanager*in sollte man also nicht nur organisatorische und kommunikative Talente in vollem Umfang nutzen, sondern auch das IT-Projekt als solches mit all seinen Facetten verstehen. Deshalb sind eine fachliche Basis-Qualifikation im IT-Bereich sowie die Kenntnis und Anwendung der entsprechenden IT-Projektmanagement-Frameworks sehr wichtig.

Was diesen Beruf herausfordernd macht, sorgt im Umkehrschluss aber auch dafür, dass es einer der abwechslungsreichsten in diesem thematischen Umfeld ist. Sowohl für Berufseinsteiger- und Quereinsteiger*innen als auch für “alte Hasen des Business” trifft es gleichermaßen zu, dass dieser Beruf in ständigem Wandel ist. Durch die Kombination aus einer Vielzahl von Aufgabenbereichen und unterschiedlichen persönlichen Qualifikationen ist ein Ausbleiben von Langeweile garantiert. Denn als IT-Projektmanager*in ist man Fachkraft, Führungskraft, Organisations- und Kommunikationstalent zugleich

Welche Projekte managt ein IT-Projektmanager?

Softwareentwicklungsprojekte
Dabei geht es um die Erstellung oder Anpassung einer Software gemäß den Anforderungen von Stakeholdern (z.B. Kunden, Endnutzern, Fachabteilungen, Geschäftsführung).
Integrations- und Implementierungsprojekte für Geschäftslösungen
Solche Projekte betreffen die Einführung und Anpassung komplexer Software (ERP, CRM, SCM, etc.), um Geschäftsprozesse zu optimieren. Ziel des Projekts ist es, eine effiziente Nutzung der Softwarelösungen zur Unterstützung der Geschäftsziele sicherzustellen.
Informationssystemprojekte
Informationssystemprojekte zu Content Management Systemen (CMS) und Knowledge- oder Dokumentensystemen betreffen die Planung, Einführung und Anpassung von Softwarelösungen, die zur Verwaltung und Nutzung von Informationen in einem Unternehmen verwendet werden. Projektziel ist, die Daten- und Wissensverarbeitung zu optimieren und den Zugriff auf relevante Informationen zu vereinfachen.
IT-Infrastrukturprojekte
Hierzu gehören Projekte im Rahmen von Storage-, Netzwerk- oder Compute-Lösungen. Diese betreffen den Aufbau, die Erweiterung oder Modernisierung der technischen Basis eines Unternehmens. Ziel ist eine leistungsfähige, sichere und skalierbare IT-Umgebung, die die Geschäftsanforderungen zuverlässig unterstützt.
Strategische IT-Projekte
Strategische IT-Projekte wie Enterprise Architecture Management, Outsourcing oder Carve-Outs zielen auf tiefgreifende Veränderungen in der IT-Landschaft und Ausrichtung eines Unternehmens ab. Es geht darum, die IT strategisch neu auszurichten, Effizienz zu steigern oder Unternehmensveränderungen technisch umzusetzen

Aufgaben und Teilbereiche des IT-Projektmanagements

IT-Projektmanagement setzt sich aus mehreren Teilbereichen zusammen, die jeweils spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten abdecken. Typischerweise gehören dazu:

Projektplanung und –steuerung (inkl. Zeit-, Umfang- und Kostenmanagement)
In dieser Disziplin werden die Ziele, Meilensteine, Zeitpläne, Ressourcen und Budgets eines IT-Projekts definiert und überwacht. Durch regelmäßiges Controlling wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet.
Anforderungsmanagement (Requirements Engineering)
Das Anforderungsmanagement stellt sicher, dass alle funktionalen und nicht-funktionalen Erfordernisse an das IT-System vollständig, verständlich und umsetzbar dokumentiert werden. Es bildet die Grundlage für die spätere Entwicklung und Qualitätssicherung. Mögliche Änderungen an den Anforderungen werden im laufenden Prozess strukturiert nachverfolgt.
Risikomanagement
Im Risikomanagement werden mögliche Gefahren für das Projekt identifiziert, analysiert und bewertet. Für jedes Risiko werden Maßnahmen zur Vermeidung oder Minderung geplant. Ziel ist es, Projekterfolge abzusichern und unvorhergesehene Ereignisse bereits während des Projektfortschritts zu minimieren.
Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die im Projekt erarbeiteten IT-Lösungen den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen. Hierbei kommen Methoden wie Code-Reviews, Testverfahren oder Prozessaudits zum Einsatz.
Konfigurations- und Änderungsmanagement
Dabei wird sichergestellt, dass alle wichtigen Daten, Programme und Einstellungen im Projekt gut organisiert und aktuell bleiben. Wenn etwas verändert wird, wird genau festgehalten, was geändert wurde, warum und von wem. So bleibt das IT-System übersichtlich und Fehler werden vermieden.
Kommunikationsmanagement
Konsequentes Kommunikationsmanagement garantiert, dass alle Projektbeteiligten rechtzeitig und angemessen über relevante Informationen in Kenntnis gesetzt werden. Regelmäßige Status-Updates und transparente Informationskanäle helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern.
Beschaffungsmanagement (Procurement Management)
IT-Projekte greifen häufig auf externe Ressourcen, wie Dienstleistungen oder Produkte (Cloud-Dienste oder Spezialsoftware) zurück. Das Beschaffungsmanagement steuert deren Auswahl, Vertragsgestaltung und Überwachung.
Stakeholder- und Erwartungsmanagement
Alle Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben, müssen im Rahmen des Stakeholdermanagements identifiziert und aktiv betreut werden. Ihre Erwartungen werden erfasst, analysiert und in Einklang mit den Projektzielen gebracht. Ein gutes Stakeholder-Management erhöht die Akzeptanz des Projektergebnisses.
Integrationsmanagement
Im Integrationsmanagement werden alle Prozesse, Aktivitäten und Ergebnisse eines Projekts miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt. Gerade in IT-Projekten mit mehreren Subsystemen ist eine koordinierte Gesamtintegration entscheidend für den Erfolg.
IT-spezifisches Service-Management
Am Ende eines IT-Projekts muss das Ergebnis (Solution) in den laufenden Betrieb überführt werden. Dabei werden Service-Management-Disziplinen wie Incident Management, Change-Management oder Service Desk vorbereitet. Ziel ist ein reibungsloser Übergang in die Betriebsorganisation

Welche Qualifikationen und Skills ein versierter IT-Projektmanager haben sollte

Allein die Kerndefinition des IT-Projektmanagers macht deutlich, dass es sich bei Personen mit diesem Beruf einerseits um gut ausgebildete IT-Spezialisten*innen, andererseits um kommunikative und top organisierte Generalisten mit weit reichendem fachlichem Horizont handelt. Aber nicht zuletzt sind diverse stark ausgeprägte Soft-Skills zur Ausübung dieses Berufs notwendig.

Die wichtigsten Skills im tabellarischen Überblick:

Projektmanagement-Skills	technische Skills	kommunikative Skills	organisatorische Skills	Tool-Skills	Soft-Skills
Kenntnisse zu gängigen allgemeine Projektmanagement-Methoden	allgemeines Verständnis, wie IT-Systeme und –Architekturen aufgebaut sind	offene, kommunikative Art, um proaktiv mit anderen Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten	hohes Maß an Selbstorganisation	Fähigkeit, neue Tools schnell zu akquirieren und deren Funktionsweise zu verstehen	Motivation, kreativ Probleme zu lösen
Kenntnisse zu etablierten IT-Projektmanagement-Methoden	Basis-Know-how zu Programmiersprachen und Low-Code	Fähigkeit, die unterschiedlichen Kompetenzen der Projektbeteiligten zu erkennen und zwischen geeigneten Gesprächspartner zu vermitteln	Fähigkeit, auch andere zu managen und Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen zu verteilen	versierter Umgang mit klassischen Projektmanagement-Tools wie Trello, Monday, Jira, DevOps etc.	Lust, Verantwortung zu übernehmen
Know-how und Erfahrung im Bereich Ressourcen- und Budgetplanung	Vertrautheit mit Software-Entwicklungsprozessen	Talent, um Probleme und Bottlenecks in der Kommunikation zu lösen und für reibungslosen Informationsaustausch zu sorgen	Vermögen, um komplexe Aufgeben zu strukturieren und in sinnvolle Subbereiche aufzuteilen	versierter Umgang mit Kommunikationstools wie MS Teams, Slack, etc.	Resilienz und Stressresistenz
fundiertes Wissen zum Anforderungsmanagement	grundlegendes Verständnis von Netzwerktechnologien	Fähigkeit, technische Formulierungen in allgemein verständliche Sprache zu übersetzen und umgekehrt	Talent, tatsächlich zum Zeitpunkt wichtige Dinge höher zu priorisieren und andere umzuplanen	Erfahrung mit Standard-Office Tools wie MS Word, Powerpoint und Excel	Empathie und Menschenkenntnis
Erfahrungen im Bereich Risikomanagement	Grundwissen zu Datenbanken, Cloud Computing und Cyber Security	Zuhörer-Mentalität	Verständnis für den hohen Wert von Dokumentationstätigkeiten		Durchsetzungsvermögen
technisches Verständnis von Aufwandsschätzungen	Grundlagen in Systemadministration				Teamfähigkeit

Viele dieser Skills erlangt man nicht allein durch theoretisches Lernen, sondern erwirbt sie mit zunehmender Berufserfahrung. Im Besonderen sind es der professionelle Umgang mit schwierigen und stressigen Situationen sowie die kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten, die meist nicht erlernt werden können, sondern in der eigenen Persönlichkeit verankert sein müssen

Methoden im IT-Projektmanagement: Mit diesen Werkzeugen lässt sich die Erfolgsquote von IT-Projekten steigern

Je nach Größe des Unternehmens sowie Umfang und Art des Projekts kommen unterschiedliche Frameworks (Rahmenwerk, Grundstruktur) und Methoden im IT-Projektmanagement zum Einsatz. Es macht Sinn, so viele wie möglich davon kennenzulernen. Das mag herausfordernd klingen, wird aber durch große Überschneidungen zwischen den Methoden entschärft. Wer einmal verstanden hat, wie Projektmanagement im Kern funktioniert und wann welche Hilfsmittel zum Einsatz kommen, wird sich in bisher unbekannten Methoden schnell zurechtfinden.

Die Wasserfall-Methode

Bei der Wasserfall-Methode werden die einzelnen Projektphasen (z. B. Planung, Umsetzung, Test) nacheinander (linear) abgearbeitet. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Änderungen während des Projekts sind nur schwer und mit erhöhtem Aufwand möglich.

Kanban

Kanban ist im Gegensatz zur Wasserfall-Methode dynamisch und flexibel. Die Projekt-Tasks werden dabei visuell auf einem Kanban-Board (z. B. „To Do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert. Der Fokus liegt auf einem gleichmäßigen Arbeitsfluss und einer Minimierung parallellaufender Aufgaben. Änderungen und Anpassungen sind jederzeit möglich und erwünscht.

Scrum (agiles Projektmanagement)

Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements, wobei in festen Zeitabschnitten (Sprints) kleine, funktionsfähige Teilergebnisse entwickelt werden. Es gibt feste Regeln, definierte Rollen (Product Owner, Scrum Master, Team), regelmäßige Events (Sprint, Daily Scrum) sowie diverse Werkzeuge – genannt Artefakte -, die vorrangig für Transparenz im Team sorgen sollen (Product Backlog, Sprint Backlog). Ein Scrum-Team arbeitet selbstorganisiert und trifft sich regelmäßig in kurzen Meetings (z. B. Daily Scrum). Das vorrangige Ziel ist, früh und kontinuierlich funktionierende Ergebnisse zu liefern und sich dabei kontinuierlich zu verbessern.

PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine prozessorientierte Projektmanagement-Methode, die klar strukturierte Phasen, Rollen und Verantwortlichkeiten vorgibt. Der Fokus von PRINCE2 liegt auf Kontrolle, Planung und regelmäßiger Überprüfung des Projekts. Diese Methode ist sehr dokumentations- und managementlastig und eignet sich besonders für größere und komplexe Projekte.

SAFe

SAFe (Scaled Agile Framework) gehört auch zu den agilen Frameworks und ist besonders zur Umsetzung von mehrstufigen Projekten in großen Unternehmen mit vielen Teams geeignet. Es kombiniert Prinzipien aus Scrum, Kanban und Lean, um skalierbare, koordinierte Produktentwicklung zu ermöglichen. SAFe definiert klare Rollen, Ebenen (Team, Programm, Portfolio) und synchronisierte Planungszyklen.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma ist eine Projektmanagement-Methode zur Optimierung von Prozessen und Qualität, die auf Effizienz (Lean) und Fehlerreduktion (Six Sigma) fokussiert. Sie verwendet zwei Vorgehensmodelle: DMAIC für die Verbesserung bestehender Prozesse und DMADV für die Entwicklung neuer, fehlerfreier Prozesse. Vorrangiges Ziel ist es, dauerhaft bessere Ergebnisse bei geringeren Kosten zu erzielen.

PMBOK

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ist ein sehr umfassendes Framework, das Best Practices, Standards und Richtlinien für das Projektmanagement bietet. Es deckt verschiedene Wissensgebiete ab, wie Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Risikomanagement. PMBOK zeichnet sich durch eine sehr hohe Flexibilität aus und wird für Projekte aller Art und Größe angewandt

Wann kommt welches Framework zum Einsatz?

Die Auswahl des passenden Frameworks ist in erster Linie von zwei Faktoren abhängig: Zum einen von der Größe und Komplexität des Projekts und zum anderen von der Notwendigkeit zur flexiblen Abänderung während des Projektverlaufs.

Die richtige Auswahl des Projekt-Frameworks ist von der Größe des Projekts und seiner Dynamik abhängig.

Für dynamische mittelgroße Projekte eignen sich vor allem agile und hybride Methoden, wie Scrum, Kanban, PMBOK und Lean Six Sigma.

Für sehr große Projekte kommen meist SAFe, PMBOK und PRINCE2 zum Einsatz.

In der Softwareentwicklung gehören Scrum und SAFe zum Standard.

Projekte zur Geschäftsprozess-Optimierung werden oft in Anwendung von Lean Six Sigma DMAIC umgesetzt.

Für Produktentwicklungs-Projekte greift man gerne auf die Methoden von Lean Six Sigma DMADV zurück

Der Griff in die IT-Trickkiste: Methoden aus dem IT-Management, die das IT-Projektmanagement gezielt unterstützen

Es gibt weitere Methoden und Werkzeuge, die einem IT-Projektmanager bekannt sein sollten, obwohl sie keine Projektmanagement-Frameworks sind. Dabei handelt es sich um Hilfsmittel und Maßnahmenpakete, nach deren Vorgaben IT-Projekte noch strukturierter und effizienter durchführbar werden oder zur Erreichung bestimmter Projektziele hilfreich sein können. Unter anderem gehören dazu:

DevOps

ITIL

TOGAF

COBIT

Während die drei letztgenannten eher dem übergeordneten Bereich IT-Management zuzuschreiben sind, ist DevOps mit IT-Projektmanagement stärker verzahnt. Es handelt sich dabei um einen ergänzenden Ansatz zur agilen und technischen Umsetzung und somit nicht um eine Projektmanagement-Methode an sich. DevOps vereint Entwicklung (Development) und Betrieb (Operations) miteinander, um Software schneller, zuverlässiger und kontinuierlich bereitzustellen. Er fördert Automatisierung, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserungsprozesse. DevOps ist also weniger eine Methode als eine Kultur und Praxis zur Effizienzsteigerung im IT-Projektumfeld.

Der zertifizierte IT-Projektmanager: Ausbildungen und Seminare für maximalen Berufserfolg und nach internationalen Standards

Sowohl für allgemeines Projektmanagement als auch für das spezialisierte IT-Projektmanagement existiert eine Vielzahl an Einstiegs- und Aufbauseminaren inkl. der Möglichkeit, sich auf höchstem Niveau zertifizieren zu lassen. Berufs- und Quereinsteigern kann der thematische Zugang zur Materie durch den Besuch eines kostengünstigen Basisseminars deutlich erleichtert werden. Das bietet Anfängern zugleich die Möglichkeit, für wenig Geld eine Einschätzung darüber zu bekommen, ob man hinsichtlich der eigenen Fähigkeiten und Soft Skills den Herausforderungen des Projektmanagements gewachsen ist.

Fortgeschrittenen Projektmanagern hingegen bietet das reichhaltige Angebot an Fortbildungen die Chance, jederzeit in ein weiteres Projektmanagement-Framework einzusteigen und sich zum Experten zertifizieren zu lassen. Darüber hinaus gibt es speziell für den IT-Bereich zugeschnittene Weiterbildungsangebote.

Zu den beliebtesten Projektmanagement-Zertifizierungen zählen:

PMP

PMP ist eine weltweit anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) in den USA. Sie basiert auf dem PMBOK Guide, der bewährte Prozesse und Methoden im Projektmanagement beschreibt. Der Fokus liegt auf Planung, Steuerung und erfolgreichem Abschluss komplexer Projekte. PMP integriert klassische, agile und hybride Ansätze.

IPMA

IPMA (International Project Management Association) ist ein internationaler Verband für Projektmanagement mit deutschen Wurzeln. Im Gegensatz zu PMP bewertet IPMA mit einem stufenbasierten Projektmanagement-Zertifizierungssystem (Level D bis A) nicht nur Wissen, sondern auch praktische Kompetenzen und Verhalten. Es werden technische, kontextuelle und soziale Kompetenzen betrachtet. Die Zertifizierung richtet sich an Projektleiter*innen aller Erfahrungsstufen – vom Einsteiger bis zum Top-Manager.

PRINCE2

Das aus Großbritannien stammende PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine prozessorientierte Projektmanagement-Methode mit einem klar strukturierten Zertifizierungsweg. Die PRINCE2 Foundation prüft grundlegendes Wissen über Prinzipien, Prozesse und Rollen wobei keine Vorkenntnisse nötig sind. Die PRINCE2 Practitioner-Zertifizierung richtet sich wiederum an erfahrene Projektleiter*innen und prüft die Anwendung im praktischen Projektkontext.

Beide Zertifikate werden durch eine Prüfung erlangt und sind international anerkannt. PRINCE2 ist besonders im öffentlichen Sektor und in Europa weit verbreitet.

Professional Scrum Master (PSM 1/PSM 2)

Die Professional Scrum Master (PSM)-Zertifizierung wird von Scrum.org vergeben und überprüft das Wissen und das Verständnis von Scrum. PSM I prüft die Grundlagen von Scrum, Rollen, Events und Regeln. PSM II hingegen richtet sich an erfahrene Scrum Master und bewertet tiefere Kenntnisse und Anwendung in komplexeren Situationen.

Professional Scrum Product Owner (PSPO)

Die Professional Scrum Product Owner (PSPO)-Zertifizierung von Scrum.org richtet sich an Personen in der Product-Owner-Rolle. PSPO I prüft das Verständnis von Scrum, Product Ownership, Wertmaximierung und Product Backlog-Management. PSPO II vertieft dieses Wissen und fokussiert auf komplexe Produktverantwortung und Stakeholder-Management.

SAFe

Eine Zertifizierung im Rahmen des SAFe Frameworks ist mit SAFe Agilist (SA) und SAFe Scrum Master (SSM) sowie SAFe Product Owner/Product Manager (POPM) möglich. Ersteres prüft Grundwissen zu Lean, Agile, Scrum und Skalierung. SSM und POPM vertiefen rollenbasierte Kompetenzen.

Wieviel verdient ein IT-Projektmanager?

Das Durchschnitts-Bruttojahresgehalt eines IT-Projektmanagers liegt bei rund 60.000 € in Österreich, wobei sich die Gehaltsspanne besonders nach oben hin markant ausdehnen kann. Zertifizierte und gut ausgebildete Senior-Projektmanager*innen können in der IT-Branche auch über 100.000 € pro Jahr verdienen. Das setzt allerdings entsprechende Erfahrung im Umgang mit komplexen Projekten voraus. Wer es schafft, die Projektleitung für ein sehr großes und mehrjähriges Projekt übertragen zu bekommen, wird sich in Sachen Gehalt deutlich oberhalb der Durchschnittswerte befinden. Auf diesem Level ist das Verdienst vorrangig vom Projekt selbst (Umfang, Dauer, Projektbudget) und der Unternehmensgröße sowie der Branche abhängig.