BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine einheitliche Methode, um Geschäftsprozesse mit festgelegten Symbolen grafisch darzustellen. Mit BPMN lassen sich Abläufe so darstellen, dass Aufgaben, Entscheidungen, Ereignisse, Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse auf einen Blick nachvollziehbar werden.
Der Standard wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt. Ein wesentlicher Gedanke dahinter: Fachabteilungen, Business Analysts und IT-Spezialist*innen sollen Prozesse auf Basis einer gemeinsamen Notation beschreiben können. BPMN ist damit weit mehr als eine Methode zum Zeichnen übersichtlicher Ablaufbilder.
Unternehmen können BPMN verwenden, um bestehende Geschäftsprozesse zu dokumentieren und geplante Abläufe zu modellieren. Ein BPMN-Diagramm macht beispielsweise sichtbar, welche Aufgabe auf eine Kundenanfrage folgt, wer für eine Freigabe zuständig ist und was passiert, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt werden. Diese Transparenz unterstützt auch die Prozessanalyse und Prozessoptimierung. Werden Abläufe grafisch dargestellt, lassen sich unnötige Prozessschritte, komplexe Übergaben oder unklare Verantwortlichkeiten leichter erkennen. Teams erhalten damit eine gemeinsame Grundlage, um über Verbesserungen zu sprechen.
Besonders relevant ist die Verbindung zwischen Fachbereich und IT. Prozessverantwortliche können fachliche Abläufe beschreiben, während Entwickler*innen und Automatisierungsexpert*innen dieselben Modelle als Grundlage für die technische Umsetzung nutzen. Abhängig vom Modellierungsgrad und der eingesetzten Software können BPMN-Prozesse auch die Basis für automatisierte Workflows bilden.
Obwohl BPMN eine umfangreiche Notation umfasst, reichen für den Einstieg einige grundlegende Elemente. Wer diese kennt, kann viele einfache BPMN-Diagramme bereits lesen und selbst erste Prozesse modellieren.
Ereignisse beziehungsweise Events zeigen an, dass innerhalb eines Prozesses etwas passiert. Startereignisse markieren den Beginn, Zwischenereignisse können während eines Ablaufs auftreten und Endereignisse kennzeichnen dessen Abschluss. Ereignisse werden grundsätzlich als Kreise dargestellt.
Aktivitäten oder Tasks beschreiben Arbeitsschritte innerhalb des Prozesses und werden als abgerundete Rechtecke dargestellt. Eine Aktivität könnte beispielsweise „Rechnung prüfen“ oder „Antrag freigeben“ lauten.
Gateways steuern Verzweigungen und Zusammenführungen im Prozess. Ein exklusives Gateway kann etwa ausdrücken: Ist ein Antrag vollständig, wird er bearbeitet. Ist er unvollständig, geht er zur Ergänzung zurück. Daneben kennt BPMN unter anderem parallele und inklusive Gateways.
Sequenzflüsse zeigen die Reihenfolge von Prozessschritten. Nachrichtenflüsse stellen dagegen die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Prozessteilnehmern beziehungsweise Pools dar.
Mit Pools und Lanes werden Verantwortlichkeiten strukturiert. Ein Pool kann beispielsweise eine Organisation oder einen eigenständigen Prozessteilnehmer darstellen. Lanes innerhalb eines Pools können Rollen oder Organisationseinheiten voneinander trennen. Dadurch ist im Diagramm nicht nur ersichtlich, was passiert, sondern auch, wer für einen Prozessschritt verantwortlich ist.
Ein einfaches BPMN-Diagramm lässt sich als Ablauf von einem Startereignis über verschiedene Aktivitäten bis zu einem Endereignis lesen. Sequenzflüsse verbinden die einzelnen Elemente und zeigen, in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden. Gateways kommen dort zum Einsatz, wo sich der Prozess verzweigt oder mehrere Abläufe zusammengeführt werden.
Ein Beispiel ist die Freigabe eines Urlaubsantrags. Das Startereignis könnte „Urlaubsantrag eingegangen“ lauten. Darauf folgt die Aufgabe „Urlaubsantrag prüfen“. Anschliessend entscheidet ein exklusives Gateway, ob der Antrag genehmigt wird. Bei einer Genehmigung folgt etwa „Urlaub eintragen“ und danach das Endereignis „Urlaub genehmigt“. Bei einer Ablehnung kann ein anderer Pfad zum Endereignis „Urlaub abgelehnt“ führen.
Sind mehrere Rollen beteiligt, können zusätzlich Lanes eingesetzt werden. Eine Lane könnte Mitarbeiter*innen, eine weitere die Führungskraft und eine dritte die Personalabteilung darstellen. Damit zeigt das Modell neben dem Ablauf auch die Verantwortlichkeiten.
Für die Praxis gilt: Ein BPMN-Modell muss nicht möglichst viele Symbole enthalten. Entscheidend ist, dass es den Prozess für die jeweilige Zielgruppe verständlich und fachlich korrekt beschreibt.
Mit BPMN 2.0 wurde die Notation als ISO/IEC 19510 umfassend standardisiert. Definiert werden nicht nur grafische Symbole, sondern auch deren Bedeutung und Beziehungen zueinander. Die Standardisierung ist ein wichtiger Unterschied zu einem frei gestalteten Flussdiagramm. Ein klassisches Flowchart kann einen Ablauf ebenfalls anschaulich darstellen, seine Elemente müssen aber nicht dieselbe präzise Bedeutung besitzen wie BPMN-Elemente. BPMN bietet deshalb Vorteile, wenn Geschäftsprozesse organisationsübergreifend einheitlich beschrieben oder technisch weiterverarbeitet werden sollen.
Auch zur Unified Modeling Language (UML) gibt es Überschneidungen. UML stellt verschiedene Diagrammtypen zur Modellierung von Software- und Systemstrukturen beziehungsweise Verhalten bereit. Aktivitätsdiagramme können ebenfalls Abläufe darstellen. BPMN ist dagegen speziell auf Geschäftsprozesse und die Kommunikation zwischen den daran beteiligten Akteur*innen ausgerichtet.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von BPMN 2.x ist die maschinenlesbare Repräsentation. Die OMG stellt dazu unter anderem XML-Schemata bereit. Dadurch können BPMN-Modelle zwischen geeigneten Werkzeugen ausgetauscht und für technische Anwendungsfälle weiterverarbeitet werden.
Zu den wichtigsten Vorteilen von BPMN zählen die standardisierte Darstellung, klare Verantwortlichkeiten und eine gemeinsame Sprache für Fachbereich und IT. Komplexe Prozesse können strukturiert dokumentiert werden, und Modelle lassen sich sowohl für Analyse und Optimierung als auch als Ausgangspunkt für Automatisierung verwenden.
Diese Genauigkeit hat allerdings ihren Preis. BPMN umfasst deutlich mehr Elemente und Regeln als ein einfaches Flussdiagramm. Werden zu viele Details in einem einzigen Modell dargestellt, kann ein Diagramm schwer lesbar werden. Für Einsteiger*innen ist es deshalb sinnvoll, zunächst mit Startereignissen, Endereignissen, Tasks, einfachen Gateways, Sequenzflüssen sowie Pools und Lanes zu arbeiten. Komplexere Elemente können später ergänzt werden.
Auch Künstliche Intelligenz erweitert inzwischen die Möglichkeiten rund um die Prozessmodellierung. Forschungsarbeiten beschäftigen sich beispielsweise damit, Prozessbeschreibungen in natürlicher Sprache mithilfe von Large Language Models in strukturierte Prozessmodelle zu überführen. Die grundlegenden Modellierungsregeln bleiben dennoch wichtig: Nur wer Prozesse und BPMN fachlich versteht, kann beurteilen, ob ein erzeugtes Modell den tatsächlichen Ablauf korrekt wiedergibt.
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Dabei handelt es sich um eine von der Object Management Group standardisierte grafische Notation für Geschäftsprozesse. Mit definierten Symbolen werden unter anderem Ereignisse, Aufgaben, Entscheidungen, Prozessflüsse und Verantwortlichkeiten dargestellt.
Nein. BPMN ist keine klassische Programmiersprache, sondern eine grafische Modellierungsnotation. BPMN-Modelle können jedoch so detailliert beschrieben werden, dass geeignete Workflow- oder Process-Engines sie als Grundlage für automatisierte Prozesse verwenden können.
Der BPMN-Standard und die Spezifikationsdokumente sind über die Object Management Group öffentlich zugänglich. Für die Nutzung von BPMN ist daher nicht grundsätzlich der Kauf proprietärer Software notwendig. Bei BPMN-Modellierungswerkzeugen gibt es sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Angebote.
BPMN verwendet eine flussdiagrammähnliche Darstellung, ist aber nicht mit einem gewöhnlichen Flussdiagramm gleichzusetzen. Die Notation definiert konkrete Symbole, Bedeutungen und Regeln speziell für Geschäftsprozesse. Dadurch können BPMN-Modelle wesentlich formaler und eindeutiger sein als frei gestaltete Flowcharts.
BPMN eignet sich besonders, wenn Geschäftsprozesse nachvollziehbar dokumentiert, zwischen mehreren Beteiligten abgestimmt, analysiert oder für eine spätere Automatisierung vorbereitet werden sollen. Für sehr einfache Abläufe, bei denen keine standardisierte Prozessnotation benötigt wird, kann hingegen ein einfaches Flussdiagramm ausreichen.
