Was ist Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps ist eine Low-Code-Entwicklungsplattform innerhalb der Microsoft Power Platform, die Anwender:innen befähigt, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse individuelle Anwendungen zu erstellen. Die Plattform integriert sich nahtlos in Dienste wie Microsoft 365, Dynamics 365 und Azure und nutzt Datenquellen wie SharePoint, Excel oder SQL-Datenbanken. Power Apps richtet sich sowohl an sogenannte Citizen Developer als auch an professionelle Entwickler:innen und ermöglicht eine schnelle digitale Abbildung von Geschäftsprozessen.

Microsoft Power Apps ist modular aufgebaut und besteht aus drei zentralen App-Typen:

• Canvas-Apps
• modellgesteuerte Apps
• Karten-Apps

Diese bilden das Fundament der Plattform und decken unterschiedliche Anwendungsfälle ab – von individuell gestalteten Oberflächen bis hin zu datengetriebenen Businesslösungen. Die Entwicklung erfolgt im Power Apps Studio, einer webbasierten Umgebung mit intuitiver Drag-and-Drop-Oberfläche. Dort können Benutzer:innen Steuerelemente, Formeln und Datenquellen ohne klassischen Code kombinieren. Die zugrunde liegende Formelsprache Power Fx ermöglicht logische Ausdrücke, Berechnungen und Datenabfragen in einer Excel-ähnlichen Syntax – leicht verständlich, auch für Einsteiger:innen.

Ein zentrales Merkmal der Plattform ist die hohe Konnektivität: Über mehr als 500 vordefinierte Konnektoren lassen sich Daten aus Systemen wie Microsoft Dataverse, SharePoint, SAP, Salesforce oder SQL Server direkt einbinden. So entstehen Anwendungen, die bestehende Datenquellen optimal nutzen, ohne komplexe Schnittstellenentwicklung. Durch die enge Integration mit anderen Power-Platform-Komponenten, insbesondere Power Automate (für Prozessautomatisierung) und Power BI (für Berichterstattung und Analysen), lassen sich ganzheitliche Lösungen erstellen. So können Daten in Echtzeit verarbeitet, visualisiert und in automatisierte Workflows eingebunden werden – alles innerhalb derselben Plattform.

Welche App-Typen gibt es in Power Apps und wann kommen sie zum Einsatz?

• Canvas-Apps bieten volle Gestaltungsfreiheit: Benutzeroberflächen werden per Drag-and-Drop erstellt und flexibel an Bedürfnisse angepasst.
• Modellgesteuerte Apps basieren auf dem Microsoft Dataverse – die App-Struktur wird automatisch aus dem Datenmodell generiert – ideal für strukturierte Geschäftsprozesse.
• Karten-Apps (Cards) sind kompakte Micro-Apps, die für kurze mobile Interaktionen optimiert sind, etwa Genehmigungen oder Statusabfragen.

Die Wahl des App-Typs hängt von den Anforderungen ab: Canvas für kreative Gestaltung, modellgesteuert für Datenzentrierung, Cards für mobile Einfachheit.

Die Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz von Power Apps

Der Einsatz von Microsoft Power Apps bietet Unternehmen eine Vielzahl an organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Vorteilen. Zu den wichtigsten zählen:

• Schnellere Entwicklungszyklen
  • Anwendungen können in Stunden oder Tagen statt Wochen erstellt werden.
  • Fachabteilungen entwickeln funktionsfähige Prototypen selbst und verkürzen dadurch die Zeit bis zur Produktivnutzung.
• Reduzierte IT-Abhängigkeit
  • Citizen Developer übernehmen einfache Entwicklungsaufgaben, während die IT-Abteilung sich auf Governance, Sicherheit und komplexe Integrationen konzentriert.
  • Interne IT-Ressourcen werden entlastet, die Digitalisierung alltäglicher Prozesse wird beschleunigt.
• Kosteneffizienz durch Low-Code-Ansatz
  • Die Entwicklungs- und Wartungskosten sinken, da weniger individueller Programmieraufwand erforderlich ist.
  • Bestehende Microsoft-365-Lizenzen und Infrastrukturen können genutzt werden, was Investitionen minimiert.
• Nahtlose Integration in Microsoft-Ökosysteme
  • Power Apps fügt sich reibungslos in Microsoft 365, Dynamics 365, Power Automate und Azure ein.
  • Bestehende Sicherheits-, Compliance- und Identitätsrichtlinien (z. B. Azure Active Directory) werden automatisch übernommen.
• Erhöhte Agilität und Innovationsgeschwindigkeit
  • Fachbereiche können Ideen schnell validieren und neue Anwendungen iterativ weiterentwickeln.
  • Änderungen an Apps lassen sich ohne aufwendige Release-Prozesse durchführen.
• Stärkere Einbindung von Mitarbeitenden
  • Mitarbeiter:innen, die Prozesse am besten kennen, können aktiv an der Lösungsentwicklung mitwirken.
  • Dadurch steigt die Akzeptanz neuer Tools und die Qualität der digitalen Prozesse.
• Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit
  • Power Apps wächst mit den Anforderungen des Unternehmens: Von einfachen Formularanwendungen bis hin zu komplexen Businesslösungen.
  • Erweiterungen über Azure Functions oder Custom Connectors ermöglichen tiefe Systemintegrationen.
• Governance und Sicherheit auf Enterprise-Niveau
  • IT-Abteilungen behalten über Umgebungen, Richtlinien und Zugriffsrechte die Kontrolle.
  • Die Plattform erfüllt hohe Standards für Datenschutz, Compliance und Auditierbarkeit.

Wie wird Power Apps im Alltag eingesetzt?

Praxisbeispiele reichen von Inventarverwaltung und Genehmigungsprozessen bis hin zu mobilen Formularen für Außendienstteams. Viele Unternehmen ersetzen mit Power Apps manuelle Excel- oder E-Mail-Prozesse durch zentral gesteuerte, cloudbasierte Anwendungen. Besonders häufig wird Power Apps in Kombination mit SharePoint oder Power Automate eingesetzt – etwa für digitale Urlaubsanträge, Checklisten oder Onboarding-Tools.

Ein konkretes Beispiel:
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen nutzte bisher Excel-Listen, um Geräteausgaben an Mitarbeiter:innen zu verwalten. Mit einer selbst erstellten Power App für Geräteverwaltung können Mitarbeitende nun neue Ausgaben digital anfordern, genehmigen und dokumentieren. Die App greift auf eine SharePoint-Liste als Datengrundlage zu, sendet über Power Automate automatisch Benachrichtigungen an die IT-Abteilung und aktualisiert den Status in Echtzeit. Das Ergebnis: Weniger E-Mail-Aufwand, höhere Datenqualität und vollständige Nachverfolgbarkeit aller Gerätebewegungen – ohne dass eine eigene Software entwickelt werden musste.

Lizenzmodell und Preise von Power Apps

• Power Apps Premium (pro Benutzer:in)
  Der Standard-Plan für Unternehmen: Eine Lizenz pro Person, unbegrenzte Anzahl eigener Apps (sowie Power Pages-Websites) inklusive Premium-/On-Prem-Konnektoren und Dataverse-Nutzung. Listenpreis (AT/EU): 18,70 € pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung; bei Großabnahmen (≥ 2.000 Seats) weist Microsoft auf 11,20 € hin. Regionale Abweichungen möglich.
• Power Apps „per app“ (Abo) – kanalabhängig
  Weiterhin in Microsofts Lizenzierungsleitfaden aufgeführt: berechtigt Nutzer:innen zum Zugriff auf genau eine benutzerdefinierte App oder eine Power Pages-Site (App-Pass-Modell). Verfügbarkeit und Konditionen hängen vom Kaufkanal/Vertrag ab (z. B. EA/MPSA/Partner); auf der öffentlichen Preisseite wird der Plan teils nicht mehr separat beworben.
• Pay-as-you-go (PAYG) über Azure
  Nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell ohne Vorab-Lizenzen: Eine Umgebung wird mit einem Azure-Abonnement verknüpft, abgerechnet wird die tatsächliche App-Nutzung (Meters). Eignet sich für Pilotierungen oder unvorhersehbare Nutzung.
• In Microsoft 365 enthaltene (eingesäte) Rechte
  Viele Microsoft 365-Pläne enthalten begrenzte Power-Apps-Fähigkeiten für Canvas-Apps mit Standard-Konnektoren im M365-Kontext. Premium-/Custom-Konnektoren sowie voller Dataverse-Betrieb für eigene Apps sind nicht enthalten; die angezeigten Dataverse-Komponenten in M365 dienen primär Microsoft-Apps (z. B. Project) und berechtigen nicht zum Ausführen eigener Dataverse-Apps.

Die Zukunft von Power Apps ist KI bestimmt

Die Zukunft von Microsoft Power Apps ist eng mit dem Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) verbunden. Microsoft integriert zunehmend KI-gestützte Funktionen, um den gesamten Entwicklungsprozess zu vereinfachen, zu beschleunigen und qualitativ zu verbessern. Ein zentrales Element ist der Power Apps Copilot – ein generatives KI-Werkzeug, das Benutzer:innen bei der App-Erstellung in Echtzeit unterstützt. Anstatt manuell Formeln zu schreiben oder Datenmodelle anzulegen, können Entwickler:innen per natürlicher Sprache beschreiben, was die App leisten soll („Erstelle eine App zur Zeiterfassung mit Mitarbeitername, Projekt und Stunden“) – Copilot generiert daraufhin automatisch die Grundstruktur, Felder und Datentabellen im Microsoft Dataverse. Diese Funktion senkt die Einstiegshürde erheblich und ermöglicht Fachanwender:innen, selbst komplexere Anwendungen zu entwickeln.

Darüber hinaus nutzt Power Apps KI nicht nur für den Entwicklungsprozess, sondern zunehmend auch innerhalb der erstellten Anwendungen. So können über Azure AI Services, Power Automate AI Builder oder Copilot Studio Funktionen wie Texterkennung (OCR), Formularverarbeitung, Prognosemodelle oder Chatbots direkt eingebunden werden. Damit entsteht eine neue Generation von Business-Apps, die Daten nicht nur darstellen, sondern intelligent interpretieren und Entscheidungen unterstützen.

Insgesamt entwickelt sich Power Apps zu einer Plattform, die Low-Code, KI und Prozessautomatisierung zu einem durchgängigen digitalen Ökosystem vereint. Unternehmen profitieren dadurch nicht nur von schnelleren Entwicklungszyklen, sondern auch von intelligenten, selbstlernenden Anwendungen, die Geschäftsprozesse aktiv mitgestalten.